Dokumentų valdymas: teorija ir praktika

Mokomoji knyga „Dokumentų valdymas: teorija ir praktika“ skiriama organizacijų vadybininkams, dokumentų ir informacijos valdymo specialistams, aukštųjų mokyklų studentams bei kitiems su dokumentų rengimu ir tvarkymu susijusiems asmenims.

Leidinį sudaro septyni skyriai.

Pirmajame skyriuje aptariami valdymo ir dokumentų informacijos ryšys bei įstaigos dokumentų valdymo organizavimas, įvairiais aspektais apžvelgiama dokumento sąvokos samprata, dokumentai klasifikuojami pagal skirtingas ypatybes turinčius požymius, apibūdinamas dokumentų vienodinimas bei jo svarba.

Leidinio antrajame skyriuje nagrinėjamas dokumentų ir archyvų valstybinis administravimas, aprašoma teisinė dokumentų valdymo aplinka.

Trečiajame skyriuje pristatoma veiklos dokumentų sistema bei Dokumentų rengimo taisyklių bendrosios nuostatos, laikantis minėtų taisyklių aprašomi dokumentų spausdinimo reikalavimai ir sudedamosios dalys – rekvizitai.

Ketvirtojo skyriaus turinys skirtas išaiškinti teisės aktų ir teisės aktais tvirtinamų dokumentų įforminimo reikalavimus, taip pat aptarti personalo valdymo dokumentavimą, išskiriant priėmimo į darbą, perkėlimo į kitas pareigas ir atleidimo iš darbo dokumentus. Toliau atskiromis grupėmis nagrinėjami įstaigos rengiami dokumentai, pradedant nuo įstaigos siunčiamųjų bei vidaus ir pereinant prie asmenų vardu rašomų dokumentų su pavyzdžiais. Skyriaus pabaigoje aptariami dokumentų priedų, pridedamų dokumentų ir dokumentų išrašų įforminimo reikalavimai.

Penktojo skyriaus pradžioje pristatomos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių bendrosios nuostatos. Pagal šiose taisyklėse apibrėžtus reikalavimus aptariami dokumentų registravimo principai; nagrinėjami įstaigos dokumentų srautai: dėstoma, kaip reikia tvarkyti gautus, siunčiamuosius ir vidaus dokumentus. Po to pateikiami bylų sudarymo reikalavimai bei mokoma kaip rengti dokumentacijos planą, nemažai vietos skiriama bylų ruošimo saugoti procedūroms ir užbaigtų bylų apskaitai.

Šeštajame skyriuje aptariami veiklos dokumentų saugojimo įstaigos archyve klausimai: įstaigos archyvo darbo organizavimas, bendrieji ir specialieji dokumentų saugyklų įrengimo, dokumentų saugojimo ir saugyklų priežiūros reikalavimai (nustatyti Dokumentų saugojimo taisyklėse). Atskirai nusakomi Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės struktūros ypatumai bei aptariami bendrieji dokumentų saugojimo terminai. Skyrius baigiamas archyvo pažymų išdavimo procedūros aprašymu.

Septintojo skyriaus pradžioje pristatomi Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių bendrieji reikalavimai. Toliau pagal šiose taisyklėse apibrėžtas normas aptariami elektroninių dokumentų rengimo ir registravimo principai; dėstoma, kaip reikia sudaryti ir tvarkyti elektroninių dokumentų bylas; nagrinėjamas elektroninių dokumentų saugojimo organizavimas.

Knyga parašyta vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatomis bei Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais patvirtintomis dokumentų valdymo taisyklėmis, galiojusiomis 2012 m. liepos 10 d.